Calcula el Margen de Utilidad en Excel

Cuando decides emprender un negocio, es común escuchar historias de éxito y consejos inspiradores de quienes ya han recorrido el camino empresarial. Sin embargo, raramente se profundiza en los aspectos cruciales y menos glamorosos que realmente sostienen un negocio exitoso: los números y la contabilidad. Uno de los conceptos más fundamentales en este ámbito es el margen de utilidad. Comprender y gestionar adecuadamente este margen no solo es vital para la supervivencia financiera de tu negocio, sino que también es clave para su crecimiento y sostenibilidad a largo plazo. En este sentido, dominar los aspectos contables y conocer a fondo tu margen de utilidad te proporcionará una ventaja competitiva indispensable. Calcularlo no es complicado una vez que entiendes de qué se trata; puedes crear una fórmula en una hoja de cálculo y solo necesitarás llenar casillas de ahí en adelante. Pero todo eso sucede hasta que dominas el término y localizas sus componentes.

¿Qué es el Margen de Utilidad?

El margen de utilidad es la diferencia que existe entre el precio de venta de un producto o servicio y los costos fijos y variables que están involucrados en todo el proceso de comercialización y el mantenimiento de la compañía. Es decir, es la ganancia que obtienes en tu negocio una vez que tomas en cuenta lo que implica la producción de lo que ofreces, desde la materia prima, los salarios de tus colaboradores, los gastos de distribución, hasta los impuestos y gastos fijos (como energía eléctrica, renta de bodega, etc.). Así que no se trata solamente de vender un producto a un precio que te permita recuperar la inversión de producirlo, sino que además te posibilite solventar el costo de todo lo que está alrededor de él. Como bien dijo Margaret Wheatley, "Aquello que más tememos en las organizaciones —fluctuaciones, perturbaciones y desequilibrios— son las fuentes primarias de la creatividad", y los números, aunque a veces intimidantes, son una fuente de información invaluable para la creatividad y el crecimiento.

¿Por Qué es Crucial Conocer tu Margen de Utilidad?

Para que el negocio funcione óptimamente, debes enterarte de todo lo que sucede dentro de él. El margen de utilidad es un dato muy importante porque refleja si obtuviste ganancias con tu estrategia. Te permite comprender si los proveedores son los indicados para optimizar recursos, si hay algún gasto extra que puedas eliminar o que deba sustituirse por otro que justifique de mejor manera la inversión. Al conocer el margen de utilidad, responderás algunas preguntas clave como:

• ¿La venta que haces ayuda a pagar a todo el equipo?
• ¿Existe alguna forma de reducir costos de producción sin sacrificar la calidad?
• ¿Tienes en cuenta todo lo que debes pagar para que tu producto esté al alcance de los consumidores o quizá olvidas un impuesto que ahora reduce el margen de ganancia?
• ¿La estrategia que has creado para el marketing de tu oferta genera más beneficios que gastos?

Cuando tu margen de utilidad es visible y claro, tu negocio podrá ser más estratégico en sus decisiones, además de que contarás con un termómetro que mida realmente cómo va la operación en tu empresa. Si puedes planear mejor, los resultados tendrán que ser más eficientes, rápidos y constantes.

Tipos de Margen de Utilidad: Bruta y Neta

La utilidad representa ganancias, por lo tanto, es el reflejo de cuán sólida es una compañía. Es necesario que sepas que ese margen es el adecuado para el mercado en el que te mueves. Por eso, también es importante conocer los tipos de margen de utilidad, pues sus datos te arrojan las ganancias en dos procesos diferentes y separados. Básicamente, tenemos dos tipos de margen de utilidad: el margen de utilidad bruta y el margen de utilidad neta. Se estima que un margen de utilidad neta del 10 % es lo más equilibrado; si es más alto y supera el 20 % ya se considera excelente, pero si es menor y ronda alrededor del 5 % podría ser bajo. Sin embargo, esto depende en gran medida del mercado e industria al que pertenece tu negocio.

Margen de Utilidad Bruta

Cuando hablamos del margen de utilidad bruta nos referimos al que obtenemos después de descontar al precio final los gastos directos e indirectos involucrados con la fabricación del producto. En el caso de los servicios, se restan los costos para su ejecución.

Fórmula para calcular el Margen de Utilidad Bruta:

Utilidad Bruta = Ingresos Totales - Costo de los Bienes Vendidos (COGS)

Margen de Utilidad Bruta (%) = (Utilidad Bruta / Ingresos Totales) x 100

Este margen nos indica los beneficios que está ganando tu negocio una vez que restas los costos directos vinculados a la venta de los productos o servicios que ofreces. Generalmente, se expresa en un porcentaje y así sabes que tu empresa está obteniendo ganancias pese a sus gastos; si tenemos un margen de utilidad bruta mayor se indica que mejor será la operación de la empresa.

Interpretación del Margen de Utilidad Bruta:

Si el margen de utilidad bruta es una cifra positiva, significa que los costos de producción se han administrado correctamente. En caso de mantenerse así a lo largo del tiempo, la empresa contará con fondos para atender las necesidades de crecimiento actuales o futuras. En resumen, el margen de utilidad bruta es el beneficio directo que obtiene la empresa al llevar a cabo sus actividades comerciales, menos el coste de producción. Es importante monitorear este margen porque permite medir la eficiencia con la que una empresa genera ganancias a partir de sus ingresos, ayuda a identificar áreas de mejora y ajustar estrategias operativas y financieras, y facilita la comparación del desempeño financiero con competidores y estándares de la industria, identificando fortalezas y debilidades.

Margen de Utilidad Neta

El margen de utilidad neta se obtiene una vez que se descuentan aquellos gastos que están alrededor del negocio, gastos fijos y gastos variables: rentas, préstamos bancarios, servicios (electricidad, gas, agua, limpieza) a tu utilidad bruta.

Fórmula para calcular el Margen de Utilidad Neta:

Utilidad Neta = Utilidad Bruta - (Gastos Fijos + Gastos Variables)

Margen de Utilidad Neta (%) = (Utilidad Neta / Ingresos Totales) x 100

Mientras el margen de utilidad bruta se orienta hacia el beneficio directo de la producción, el margen de utilidad neta se enfoca en los ingresos netos o totales. También se le conoce como margen de beneficio, ya que compara los ingresos netos de una empresa con sus ventas totales; por lo tanto, te servirá para medir la rentabilidad real de tu empresa. Cuanto mayor sea este margen querrá decir que tu organización opera óptimamente y está obteniendo más ganancias que lo que gastas o inviertes para operar, lo cual permitirá que evolucione tu negocio.

Interpretación del Margen de Utilidad Neta:

El margen de utilidad neta es una medida de las ganancias de la empresa descontando los costos de producción, gastos directos e indirectos, como los impuestos, los salarios de los trabajadores y los créditos que esté pagando la empresa. Un margen de utilidad neta sostenido a lo largo del tiempo permite que las empresas inviertan, crezcan y paguen los dividendos a los accionistas. Es crucial interpretar este margen porque muestra las ganancias reales después de todos los gastos, indica la eficiencia operativa total del negocio, informa ajustes necesarios en costos y precios, permite evaluar el desempeño frente a competidores y atrae inversores al demostrar solidez financiera.

Ahora que ya conoces las fórmulas necesarias para tener una idea clara y medible del margen de utilidad de tu producto o servicio, te vamos a compartir un ejemplo detallado para que puedas verlo en todo su esplendor.

Cómo Calcular el Margen de Utilidad Paso a Paso

Para ilustrar el cálculo, utilizaremos el ejemplo de un restaurante que vende hamburguesas a domicilio. El precio de venta de una hamburguesa es de 35 USD.

1. Conoce todos los costos relacionados con tu producto o servicio.

Es importante que hagas una lista de lo que implica tu negocio, ya sea relacionado con la producción o al otorgar un servicio. Para nuestra hamburguesa, supongamos los siguientes costos de ingredientes:

• 2 bollos de pan
• 1 rebanada de tomate
• 1 rebanada de cebolla
• 1 rebanada de queso manchego
• 1 hoja de lechuga
• 3 rebanadas de pepinillos
• 2 tiras de tocino
• 1 porción de 200 g de carne molida
• 1 porción de 150 g papas fritas
• 1 porción de ketchup, 1 de mostaza, 1 de mayonesa

Supongamos que el costo total de todos estos ingredientes para una hamburguesa es de 8,50 USD.

2. Agrega los costos vinculados directa o indirectamente con la producción y entrega.

Estos costos adicionales por hamburguesa podrían ser:

• Sueldo de parrillero (parte proporcional por hamburguesa)
• Sueldo de repartidor (parte proporcional por hamburguesa)
• Gasolina de la motocicleta de repartidor (parte proporcional por hamburguesa)
• Empaque de la hamburguesa y servilletas

En total, estos costos suman 19,00 USD por hamburguesa. Al sumar los dos totales (ingredientes + costos directos/indirectos de producción y venta), el costo total de tu hamburguesa es de 8,50 USD + 19,00 USD = 27,50 USD.

3. Calcula la Utilidad Bruta por Producto.

Aplicando la fórmula de utilidad bruta:

Utilidad Bruta por hamburguesa = Precio de Venta - Costo Total por Hamburguesa

35,00 USD - 27,50 USD = 7,50 USD

Así, 7,50 USD será la ganancia bruta que obtienes por cada hamburguesa. Para calcular el margen porcentual:

Margen de Utilidad Bruta (%) = (7,50 USD / 35,00 USD) x 100 = 21,4 %

Esto significa que obtienes un 21,4% de ganancia bruta por cada hamburguesa vendida.

4. Calcula la Utilidad Bruta durante un mes.

Este dato te ayudará a sacar la cuenta de la utilidad neta con el resto de los gastos que debes hacer cada 30 días para que tu negocio funcione. Digamos que durante un mes se vendieron 350 hamburguesas.

• Ingresos Totales del Mes = 350 hamburguesas x 35 USD/hamburguesa = 12.250 USD
• Costo Total de Producción del Mes = 350 hamburguesas x 27,50 USD/hamburguesa = 9.625 USD

Entonces:

Utilidad Bruta del Mes = 12.250 USD - 9.625 USD = 2.625 USD

Que a su vez representa un margen porcentual de:

Margen de Utilidad Bruta del Mes (%) = (2.625 USD / 12.250 USD) x 100 = 21,4 %

Ya que tenemos los datos de la utilidad bruta, entonces es posible conocer la utilidad neta, la cual representa la ganancia real, porque se obtiene restando los demás gastos que se relacionan con el negocio en general.

5. Haz una relación de los Gastos Fijos y Gastos Variables.

Los gastos fijos son los que debes pagar mes a mes para que tu negocio funcione (recibos de energía eléctrica, agua, gas, renta de tu local, etc.). Y los gastos variables son los que no son constantes, como un préstamo bancario (que puede durar un año y no necesitarás otro en los próximos cinco) o una reparación que tuviste que hacer por una lluvia copiosa. Para nuestro ejemplo, la lista podría quedar así:

• Agua
• Electricidad
• Gas
• Renta del local donde se prepara la hamburguesa
• Impuestos
• Mensualidad del préstamo con el que arrancó el negocio
• Servicio de internet y línea telefónica
• Comisión para uso de app de pedidos a domicilio

En nuestro ejemplo, esta relación suma un total de 200 USD en el mes.

6. Calcula la Utilidad Neta.

Aplicando la fórmula de utilidad neta:

Utilidad Neta del Mes = Utilidad Bruta del Mes - Total de Gastos Fijos y Variables del Mes

2.625 USD - 200 USD = 2.425 USD

Así, 2.425 USD es la utilidad neta de ese mes. Para calcular el margen porcentual de este dato:

Margen de Utilidad Neta del Mes (%) = (2.425 USD / 12.250 USD) x 100 = 19,8 %

El paso más importante, y el primero que tienes que dar, es el desglose de todos tus gastos. Es una de las razones por las que en los restaurantes se considera una buena práctica pesar los ingredientes y porciones de cada platillo, para que se reduzca la merma de producto y, por lo tanto, se cuide la inversión y las ganancias recibidas. Lo mismo sucede cuando es momento de elegir un servicio de paquetería para la entrega de mercancías, el costo de un almacén o las herramientas que utilizamos para que funcione el sitio web y nuestros visitantes obtengan una buena experiencia.

Cómo Calcular el Margen de Utilidad en Excel

Una forma de mantener el paso en el seguimiento de tu margen de utilidad es con una aplicación que tienes a la mano: Excel. A continuación, te mostraremos cómo hacerlo paso a paso, utilizando el mismo ejemplo de las hamburguesas.

Para calcular el Margen de Utilidad Bruta en Excel:

1. Crea una nueva hoja en Excel en la que usarás las siguientes columnas: "Ingresos", "Costo de producción", "Ganancia" y "Margen de ganancia".
2. En la columna de "Ingresos", introduce el precio al que ofreces tu producto o servicio. Si seguimos con el ejemplo anterior de la hamburguesa, sería 35,00 USD en la celda B2.
3. Es turno del "Costo de producción". Como ya mencionamos con la hamburguesa, es de 27,50 USD. Introduce este valor en la celda C2.
4. Para determinar la "Ganancia" (utilidad bruta por producto), que se actualizará en la columna D, deberás introducir una fórmula que haga el cálculo de manera automática, al restar el dato que ingresaste en la columna "Costo de producción" al dato de la columna de "Ingresos". En este caso, en la celda D2, la fórmula debe ser: =B2-C2.
5. Para calcular el "Margen de ganancia" o utilidad bruta porcentual, es decir el porcentaje, debemos convertir la fórmula que ya mencionamos más arriba en una para Excel. En la celda E2, la fórmula será: =D2/B2*100.

Si deseas llevar un mejor control de tu margen de utilidad, te recomendamos que tengas una hoja de Excel con los costos desglosados (de cada ingrediente y porción que necesita la hamburguesa para cocinarse, por ejemplo), para que tengas oportunidad de actualizarlos cada vez que hagas cambios en el menú, elimines ingredientes o se modifiquen los precios de tus proveedores.

Puedes mantener un control de tus ganancias de manera diaria, con un registro de cada producto o servicio vendido y entregado por jornada, que después se irá acumulando en otra lista con los datos por mes, luego trimestral y luego de manera anual. Así, tendrás a tu disposición distintos horizontes que te permitirán comparar números por días de la semana, temporadas o años completos.

Para calcular el Margen de Utilidad Neta en Excel (por mes):

Para calcular el margen de utilidad neta, ahora es necesario tener el margen de utilidad bruta del mes completo.

6. Calcula los Ingresos y Costos Brutos Mensuales: Seguimos con el ejemplo de las hamburguesas. Es muy sencillo hacerlo en Excel si agregas una columna para el número de hamburguesas vendidas por día (columna A, por ejemplo) y añades una fórmula a la columna de "Ingresos" (columna B). Así se calcularán automáticamente las ventas al final del día y el resto de las columnas modificará los números conforme tu registro. En la celda B2 (suponiendo que A2 es la cantidad de hamburguesas vendidas), la nueva fórmula para ingresos diarios sería: =A2*35. Copia esta fórmula hacia abajo para cada día. Para los costos de producción diarios, si están en C2, la fórmula sería =A2*27.50.
7. Obtén los Totales Mensuales: Para tener los totales de cada rubro al final del mes, elige la función de suma (SUMA) de Excel y selecciona todas las casillas que corresponden al mismo dato del mismo periodo. Por ejemplo, para los ingresos totales del mes, si tus datos diarios van de B2 a B31, la fórmula sería =SUMA(B2:B31). Haz lo mismo para el costo de producción total y la ganancia bruta total.
8. Crea una nueva hoja para Gastos y Utilidad Neta: Dentro del mismo archivo de Excel, crea una nueva hoja (puedes llamarla "Utilidad Neta Mensual"). En esta hoja, crea las columnas por mes: "Gastos Fijos" (agua, gas, energía eléctrica, renta, etc.), "Gastos Variables" (tus préstamos, reparaciones que son esporádicas, etc.), "Total de Gastos" (para que ingreses una fórmula que sume las dos columnas anteriores), "Ganancia Bruta Mensual" (que se alimenta con la de "Ganancia" de la hoja dedicada a la utilidad bruta), "Utilidad Neta" y "Margen de Utilidad Neta".
9. Vincula la Ganancia Bruta Mensual: Para que los datos de la columna "Ganancia Bruta Mensual" en esta nueva hoja se actualicen automáticamente cuando se calcule la utilidad bruta en la otra hoja, únicamente debes darle la orden a Excel, como si se tratara de una fórmula, de que tome el dato de la casilla original. Por ejemplo, si el total de ganancia bruta del mes está en la celda D32 de tu primera hoja, en la celda correspondiente de tu hoja de utilidad neta, escribe: ='Hoja1'!D32 (asumiendo que tu primera hoja se llama "Hoja1").
10. Ingresa Gastos Fijos y Variables: En las columnas "Gastos Fijos" y "Gastos Variables" de esta nueva hoja, introduce el total mensual de cada uno. En nuestro ejemplo, el total de gastos mensuales es de 200 USD. En la columna "Total de Gastos", suma ambas columnas, por ejemplo, =SUMA(CeldaGastosFijos:CeldaGastosVariables).
11. Calcula la Utilidad Neta Mensual: Para que se calcule la utilidad neta, crea la fórmula correspondiente en su casilla, restando el "Total de Gastos" a la "Ganancia Bruta Mensual". Por ejemplo, =CeldaGananciaBrutaMensual - CeldaTotalGastos.
12. Calcula el Margen de Utilidad Neta Porcentual: Finalmente, escribe la fórmula que corresponde al margen porcentual de utilidad neta, que necesitará los datos que ya tenemos en la tabla: =(CeldaUtilidadNeta / CeldaIngresosTotalesDelMesEnPrimeraHoja) * 100. Recuerda que los ingresos totales del mes están en tu primera hoja (por ejemplo, B32 de "Hoja1").

Estrategias para Mejorar el Margen de Utilidad

El margen de utilidad es un indicador crucial para medir la rentabilidad de tu negocio. Sin embargo, entender cómo calcularlo no es suficiente; también es fundamental saber cómo mejorarlo. Aquí te presentamos varias estrategias efectivas para aumentar tu margen de utilidad.

1. Optimización de Costos

Reducir costos sin sacrificar la calidad es una de las formas más directas de mejorar tu margen de utilidad.

• Negociar con Proveedores: Busca mejores precios o condiciones de pago más favorables. La lealtad es importante, pero también lo es la rentabilidad.
• Automatización: Implementa tecnología que automatice procesos repetitivos para reducir costos laborales y errores.
• Revisión de Gastos: Analiza y recorta gastos innecesarios en todas las áreas de la empresa, desde suministros de oficina hasta software.

2. Aumentar los Precios

Incrementar los precios puede mejorar significativamente tu margen de utilidad, pero debe hacerse con cuidado para no alienar a los clientes.

• Añadir Valor: Asegúrate de que el aumento de precio venga acompañado de un valor añadido percibido por el cliente, como mejor calidad, servicios adicionales, o una experiencia superior.
• Segmentación de Mercado: Considera diferentes estrategias de precios para distintos segmentos de clientes, ofreciendo quizás opciones premium o descuentos por volumen.

3. Mejorar la Eficiencia Operativa

La eficiencia en las operaciones puede reducir costos y aumentar la producción sin incrementar significativamente los gastos.

• Capacitación del Personal: Invertir en la formación de empleados puede mejorar su eficiencia, productividad y la calidad del servicio o producto.
• Optimización de Procesos: Revisa y ajusta los procesos operativos para eliminar cuellos de botella, desperdicios de tiempo o materiales, y duplicidades.

4. Diversificación de Productos y Servicios

Ofrecer una gama más amplia de productos o servicios puede aumentar tus ingresos sin un aumento proporcional en los costos.

• Complementariedad: Introduce productos o servicios que complementen tu oferta actual y que sean atractivos para tus clientes existentes, generando ventas cruzadas.
• Innovación: Desarrolla nuevos productos o servicios basados en las tendencias del mercado y las necesidades emergentes de los consumidores.

5. Estrategias de Marketing Efectivas

Un marketing eficiente puede aumentar las ventas y, por ende, mejorar el margen de utilidad al atraer más clientes o aumentar el valor promedio de compra.

• Marketing Digital: Utiliza estrategias de marketing digital como SEO (optimización para motores de búsqueda), SEM (marketing en motores de búsqueda) y marketing en redes sociales para atraer más clientes a un costo relativamente bajo y con métricas claras.
• Fidelización de Clientes: Implementa programas de fidelización para retener a los clientes existentes, lo que es significativamente más económico que adquirir nuevos clientes. Un cliente leal compra más y con mayor frecuencia.

Mejorar el margen de utilidad no es una tarea de una sola vez; requiere un análisis continuo y la implementación de estrategias efectivas. Al enfocarte en optimizar costos, aumentar precios inteligentemente, mejorar la eficiencia operativa, diversificar tu oferta y utilizar estrategias de marketing efectivas, puedes aumentar significativamente la rentabilidad de tu negocio.

Conclusión

Ya tienes todo para empezar a registrar y analizar el margen de utilidad de tu negocio. Esta parte no es la más divertida de un emprendimiento, lo sabemos; sin embargo, es una de las más importantes. Si sabes cuánta utilidad te generan tus ventas, podrás tomar las mejores decisiones para el futuro de tu proyecto, asegurando su sostenibilidad y crecimiento a largo plazo.

Preguntas Frecuentes sobre el Margen de Utilidad

¿Cuál es la diferencia entre el margen de utilidad bruta y el margen de utilidad neta?

El margen de utilidad bruta mide la rentabilidad de una empresa después de deducir el costo de los bienes vendidos (COGS) de los ingresos totales. Indica la eficiencia de la producción y la gestión de inventarios. Por otro lado, el margen de utilidad neta es más completo, ya que considera todos los gastos operativos, intereses, impuestos y otros costos, proporcionando una visión más precisa de la rentabilidad total del negocio. Mientras que el margen bruto se enfoca en los costos directos de producción, el margen neto ofrece una perspectiva global de la salud financiera de la empresa.

¿Por qué es crucial para una empresa monitorear regularmente sus márgenes de utilidad?

Monitorear regularmente los márgenes de utilidad es crucial porque permite a la empresa identificar tendencias en su rentabilidad, detectar posibles problemas antes de que se conviertan en graves y ajustar sus estrategias de manera proactiva. Un margen de utilidad en declive puede indicar problemas con los costos, precios, o eficiencia operativa, mientras que un margen creciente sugiere mejoras en estos aspectos. Esta información es vital para la toma de decisiones estratégicas, como la fijación de precios, la gestión de costos y la planificación de inversiones.

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